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如何高效管理商办物业的合同资产?

在商办写字楼、园区的管理过程中,租赁合同是最常见的合同,其中不同的租赁面积、租期、价格和涉及的相关物业条款,数量多、流程长,到期及监控难度随之上升。如何运用数字化工具来管理合同资产的运营,日益成为商办业主方和运营方关注的重点。

 

传统的物业租赁合同管理主要依靠人工和Excel来操作,不仅会占用运营方大量的时间和人力成本,还会造成信息不通畅、流程执行慢、工作效率低、到期监控难等问题,随之导致空间资产的空置及收益流失。

 

 

合同管理中那些头疼的事儿

 

合同起草

各项目和各业务类别的合同条款多,若遗漏信息易造成利益损害;

 

流程审批

1)合同跨部门信息不对称,时间成本、人力成本、沟通成本高;

2)各部门涉及租赁相关条款、租金定位、价格策略意见难统一,效率低;

 

履约监督

1)无法有效管理合同账期,收付款情况不及时,难以帮助运营方提升资金效率;

2)合同到期情况无法实时掌控,无法提前规划续租谈判和预招商,从而导致因房源空置造成资金收益损失。

 

风险管理

1)租赁合同数量多、总金额大,在合同签署、审批、备案、登记等环节浪费大量人力且极易出错;

2)租客信息难以全面收集评估,无法实时对新进租客进行企业背调和在租客户的风险监控。

 

数据管理

1)合同报表统计维度单一,无法随时查看合同数据,难以有效整合,统一管理;

2)合同数据没有形成数字资产,企业无法通过合同数据直观看到经营现状,指导经营策略;

 

合同归档

合同数量繁多,保管不规范,履约时间长等问题,易造成调取存档文件不方便或文件丢失无法查阅。

 

针对商办写字楼、园区合同管理流程,登科云利用大数据、互联网+等技术手段,在资产管理系统合同管理模块通过合同列表管理、成本合同拟定、到期合同监控、退租合同归档等场景功能,帮助运营管理方实现合同数字化管理。

合同全周期管理.jpg 

1.合同模板管理,从源头防范失误

通过合同模板的前置设定,将租户、业主的合同信息进行首次录入后,与合同相关的执行工作即可线上查阅与自动跟踪提醒,从源头解决合同数字化管理。

 

2.合同协同审批,提高工作效率

通过系统管理中台,实现跨部门、跨组织多人在线协作,进行合同文本审批,且操作留痕。降低沟通成本,提升合同审批效率和审批质量。

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3.风险前置管控,消除未知风险

登科云资产管理系统通过打通连接外部征信数据(如企查查、天眼查等),运营方可以实时监控租客的诉讼、失信、股权异动、违法风险等信息,帮助运营方提前对租客进行背调分析和风险监控。

 

4.合同到期预警,履约动态监控

系统可实现合同履约状态全程监控,履约任务到期自动预警,帮助招商运营团队提前做好续约沟通的准备,及时安排续约工作,防止因合同逾期影响合作,为规避写字楼、园区空置带来的风险做前期准备。

 

通过合同智能监控提醒,从而降低因租客退租再招商导致的空置流转周期,而产生的空间资产流失。


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5.合同递增自动运算,账单金额准确无误

租赁合同的递增情况单靠Excel与人工运算易出错,但通过数字化管理,工作人员只需初次录入的合同信息,即可自动运算递增金额,系统将按照约定的递增时间,准确发出正确的账单金额。

 

同时,系统能够查阅对应的合同信息和历史账单,确保合同的执行金额正常履约,避免人工错误,导致纠纷发生。

 

6.合同自动归档,报表一键导出

所有合同、单据文件自动归档保存,可自定义合同列表信息展示,并在线上即可进行不同维度检索查询,一键生成合同报表。

 

7.自动生成合同数据,分析决策更精准

系统将根据线上合同的租期状态、租客构成、租期结构、实时均价、现金流等区分类别进行数字化统筹,以直观的图表形式对租客与项目进行统计与分析,帮助决策者及时掌握资产运营和执行情况,指导运营方精准决策。

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基于对商办写字楼、园区合同管理流程的深刻理解,登科云利用大数据、互联网+等技术手段,通过对租赁条款分类、协同审核、自动化计算、风险预警、到期监控、价格策略等核心功能,实现商办地产全场景、全流程、全方位的合同生命周期管理,为运营方提供相应的数字化工具,帮助运营方降低空间资产的流失,实现项目资产的价值提升。


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